Para los que trabajamos haciendo campañas de emails, un elemento clave para el éxito de estas campañas es asegurarnos que los correos lleguen a la bandeja de entrada de nuestros suscriptores. Como suelo decir a mis clientes, de nada sirve tener el mejor diseño o el mejor contenido si nuestros suscriptores no reciben nuestros emails 😥

Primero, entendamos un punto clave: que tu email haya sido enviado no significa que este haya sido entregado en la bandeja de entrada. Pardot se encarga de enviarlo, pero son los proveedores de servicio de Internet o ISP (como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.), quienes se encargan de entregarlo o no y de categorizarlo (esto es muy importante porque lo podría entregar pero categorizarlo como spam)

Pero entonces, ¿si es responsabilidad del ISP entregarlo que puedo hacer para mejorar la taza de entrega? 🤔

Hay varias prácticas que podemos implementar desde Pardot para que los ISP identifiquen nuestros correos como confiables y con ello mejorar la taza de entrega. En este artículo les explico en detalle las 4 que considero más relevantes:

  1. Autentica tu dominio. (Esto no puede faltar, si no tienes tu dominio autenticado es muy importante que veas este punto)
  2. Calentamiento de la IP. (Solo aplica en el caso que tengas una IP dedicada; es decir, una IP exclusiva para tus envíos de correo de Pardot)
  3. Monitorea tus rebotes: ¿cómo clasifica Pardot los rebotes?, ¿cómo hacer seguimiento? ¿cómo armar un plan de contingencia para minimizar el impacto?
  4. Se transparente con la suscripción: desuscripción, centro de preferencias, doble suscripción, etc.

Una aclaración antes: los primeros 2 puntos deberían hacerse antes te comenzar tus envíos de Pardot, el resto los puedes aplicar en cualquier momento.

1. AUTENTICA TU DOMINIO 🚨

Es importante que definas que dominio o subdominio se va a utilizar para enviar tus correos antes de comenzar a enviar los emails. Por ejemplo: @e.company.com

Cuando envías un correo, los ISP (Gmail, hotmail, etc.) y los filtros de spam corporativos verifican si el dominio/subdominio del correo utilizado como remitente (Por ejemplo: mkt@e.company.com) tiene aplicados ciertos estándares de autenticación; estos estándares lo que hacen básicamente es decirle a los ISP que Pardot tiene autorización para mandar correos desde ese dominio; por lo tanto, puede confiar en su contenido y mostrarlo en la bandeja de entrada. Si tu dominio no tiene estos estándares aplicados, es muy probable que considere tu contenido como spam.

Los estándares de autenticación que configuras con Pardot son: Sender Policy Framework (SPF) y DomainKeys Identified Mail (DKIM).

Una vez definido tu dominio deberás configurarlo en Pardot. Ingresas a Pardot Settings > Domain Management > Email Sending Domains > Haces click en “Add new domain” y ahí debes ingresar el dominio definido. Esto te generará los registros SPF, DomainKey y DomainKeyPolicy, que deben ser creados en el DNS de tu dominio por tu equipo de TI.

Por último, debes verificar si Pardot identifica los registros aplicados en el DNS, así que vas a Pardot nuevamente y haces click sobre “Check DNS Entries” y si esta todo bien, verás que tu dominio aparece verificado ✅  (Ojo que puede tomar hasta 24 hrs en reflejarse en Pardot)

Email Sending Domain Pardot

2. Calentamiento de IP 🔥 

En Pardot, la mayoría de clientes, no suelen tener una IP dedicada ya que no viene con todas las licencias y solo es recomendado para clientes que envían más de 100,000 correos mensuales. Así que si no tienes una IP dedicada o tus envíos no son superiores a 100K mensuales, puedes pasar al siguiente punto. 

En el caso que si tengas una IP dedicada, antes de comenzar a hacer tus envíos de correo con normalidad, deberás planificar un periodo de calentamiento de IP. Este periodo consiste en comenzar a hacer envíos progresivos para que los ISP (Gmail, Hotmail, etc.) identifiquen los correos que se envían desde esa nueva IP como confiables, los muestre en las bandeja de entrada y no los marque como spam. Es un periodo muy importante porque aquí construyes la reputación positiva o negativa que definirá como los ISP categoricen tus emails en el futuro.

Calentamiento IP Pardot

La reputación de la IP depende de varios factores, como la frecuencia de los envíos, las interacciones que generen tus emails (clicks, aperturas, rebotes, desuscripciones), la calidad de la base, entre otros. 

Este es un tema bastante extenso, así que les haré un artículo solo de esto. Mientras tanto les recomiendo el artículo “IP Warm-Up: What to Know, What to Do, and Tips on How to Do It” escrito por Alejandro Farace, Solution Architect en Devs United. Si prefieren acompañamiento para asegurar un exitoso calentamiento de la IP un experto certificado en Pardot o un partner de Salesforce los puede guiar con estos temas. 👌

3. Monitorea tus rebotes. 📈

Después que envíes un email es muy importante que hagas seguimiento no solo de los clicks y aperturas, también de los rebotes. Si tienes una alta taza de rebotes en un email, puede significar que estás teniendo un problema de reputación o de calidad de tus bases. 

Pardot clasifica los rebotes en dos tipos:

  • Rebotes blandos: son los rebotes por causas temporales; por ejemplo: casilla llena. Después que un suscriptor genera 5 rebotes blandos, Pardot lo marca como “Do not email” y ya no le intenta enviar nuevos correos. 
  • Rebotes duros: son los rebotes por causas permanentes; por ejemplo: correo o dominio inexistente. Después que un suscriptor genera un rebote duro, Pardot lo marca como “Do not email” y ya no le intenta enviar nuevos correos. 

Si estás familiarizado con tipos de rebotes, sabrás que hay otras categorías como rebotes técnicos, de bloqueo o desconocidos. Cuando Pardot identifica estos otros tipos de rebotes muchas veces los clasifica como duros y ya no les intenta enviar nuevamente a esas personas (aunque tal vez era un tema de bloqueo por reputación que si podía solucionar)

Hay dos formas de monitorear tus rebotes:

3.1.  Rebotes por envío individual. Vas a la sección de reportes de Pardot > List Emails > ahí puedes ver la cantidad de rebotes total de cada email, cantidad de hard bounces (rebotes duros) y cantidad de soft bounces (rebotes blandos). Si no visualizas estas columnas, haciendo click en el icono del filtro puedes seleccionar las columnas.

Si ingresas a un email específico también podrás ver los contactos que generaron rebotes y el motivo de los rebotes. 

List Email Report
Hard Bounces Pardot List Email

Te recomiendo que tomes unos minutos para revisar este reporte diaria o semanalmente y si identificas que un email tiene una alta taza de rebotes, analices los motivos y en base a ellos definas un plan de acción para evitar que se convierta en un problema más grande. Por ejemplo: Si identificas que estás teniendo una alta taza de rebotes, la mayoría son de correos de Hotmail y los motivos son de bloqueo, podría ser que Hotmail te bloqueo y deberás solicitarles que te saquen del bloqueo.

3.2. Identificando todos los contactos que Pardot ya no les manda emails porque generaron rebotes. 

Pardot por default no tiene un reporte genérico para identificar estos contactos, ni te deja hacer una lista dinámica en base a los rebotes. Así que lo que puedes hacer es utilizar el campo “Do not email” para identificarlos y crear una lista dinámica con el siguiente criterio:

Dynamic List Bounces Pardot

Pardot marca como “Do not email” a todas aquellas personas que no debe enviarle correos, sea por motivos de rebotes o por desuscripción. Si a los “Do not email” les excluimos aquellos que tienen este estado por desuscripción, nos quedarán aquellos que se les asigno ese estado por rebotes. 

Una vez identificados estos contactos, te recomiendo que armes un plan de acción para recolectar nuevos correos de estos contactos, ya que los correos que tienes en tu base no podrán recibir correos.

4. Se transparente con la suscripción. 👀 📩

Cada vez las regulaciones son más estrictas con respecto a la privacidad de los datos y cada vez los usuarios exigen mayor transparencia y poder de decisión en cuanto a como nos comunicamos con ellos. Considerando este contexto, hay dos prácticas que no pueden faltar:

4.1. Solicitar permiso para suscribir a una persona a nuestras comunicaciones. Sea online, sea por vía telefónica o por medio de un representante de ventas, es muy importante que esto se respete. Recuerda que calidad de la base es más importante que la cantidad. De nada sirve tener una gran cantidad de personas en tu base, si estás personas no decidieron estar ahí y por lo tanto no te generan las aperturas o clicks que esperas o se desuscriben o te mandan a spam. (Ni se hable de comprar bases 🙅‍♂️ 🚫 ) 

 4.2. Brindar un método de desuscripción claro. Aunque la persona haya decidido suscribirse, puede pasar que pasado un tiempo la persona ya no quiera recibir más comunicaciones y hay que dejarlos ir de la mejor manera! (No queremos ser los tóxicos de la relación y queremos que nos recuerden bien en el caso que quieran volver).

Pardot por default tiene una página de desuscripción que puedes personalizar con el diseño de tu marca. Agrega esta página en todos los emails utilizando el código {{Unsubscribe}} en un lugar que sea fácil de encontrar por el suscriptor, ya que si no esta visible seguramente lo que hará es marcarte como spam y esto si podría dañar la reputación de tu dominio con ese ISP. 

 HML Pardot

Extra bonus!! 🎁  Te doy dos recomendaciones adicionales:

4.3. Doble suscripción. Consiste en enviarle un email automático cuando la persona se suscribe para que confirme su suscripción. Esto tiene 3 grandes beneficios:

1. Te aseguras que el correo del suscriptor es el correcto y evitas incluir en tu base aquellas personas que cometieron un error tipográfico o utilizaron un correo falso, que te pueden afectar tus tazas de entrega.

2. Confirmas que la persona efectivamente quiere recibir tus correos y no se suscribió por error. Esto a su vez te ayuda a tener mejores tazas de interacción con tus emails (aperturas y clicks) porque las personas a las que les envías son las que quieren estar ahí.

3.  Ayuda a asegurarnos que la persona reciba los correos en la casilla de entrada, ya que es el momento en que la persona tiene la intensión de suscribirse y si lo recibe en spam, seguramente lo marca como correo deseado, ayudando a que llegue en la carpeta correcta en futuros envíos. 

Si quieres saber como implementarlo te recomiendo el artículo “The Secret to Building a Double Opt-In Mechanism in Pardot” de Lucy Mazalon donde te explica en detalle como hacerlo.

4.4 Centro de preferencias. Consiste en una página que presenta al suscriptor un listado de las categorías de correo a las que esta o no esta suscrito, para que esa persona pueda decidir cuales son las comunicaciones que quiere recibir.

Pardot trae una funcionalidad que te genera este centro de prefencias y puedes personalizarlo con las categorías de tus envíos y con el diseño de tu marca. Puedes colocarlo en los emails con el código {{EmailPreferenceCenter}} 

Esto brinda mucha transparencia a los suscriptores pero además es mejor que cancele la suscripción de una categoría a que cancele la suscripción de todos los correos!! Por eso les recomiendo que en vez de utilizar la página de desuscripción utilicen mejor el centro de preferencias en todos sus emails, desde el centro de preferencias la persona también se puede desuscribir totalmente, pero al menos puede ver el menú antes. 😉

Preference Center Pardot

En resumen …

Como puedes ver hay muchas recomendaciones y podría seguir escribiendo, pero en términos generales podemos resumirlo en tres principios básicos:

1. Calidad es mejor que cantidad: mantén tus bases limpias, actualizadas y respetando las preferencias de cada persona. 

2. Cada interacción influye en la reputación que tiene el ISP de tus correos: clics, aperturas, rebotes, marcados como spam, todo te afecta positiva o negativamente.

3. Consistencia: mantén estás practicas a lo largo del tiempo, la reputación cambia y los suscriptores también, así que monitorea constantemente e intenta actuar proactivamente. 

Espero que les haya sido útil. Cualquier consulta pueden dejarla en la cajita de comentarios o escribirme por LinkedIn ❤️